会计和审计的旺季即将到来!不像每月记帐，你不可能记住一整年你都做了什么。因此，在您的谷歌驱动器上设置一个良好的系统。绝对可以节省您的时间，并提供准确的信息给您的审计师。
文档对数字?
作为一个小企业主，处理数字文件而不是纸质文件很容易。可以想象，经过一年的经营，报价单、合同、账单、发票等日常文件到处都是。有多少次，你一直在寻找一份你知道在某个地方的论文。不管怎么努力，你都找不到吗?因此，你最好将所有文档保存为数字版本。
什么是谷歌驱动器?
谷歌驱动器是一个基于云的存储解决方案，您可以通过Wi-Fi连接访问它。此外，您可以与您的同事和贸易伙伴共享您的文件。例如，会计和审计师。这样，你公司的每个人都可以为每日记录做出贡献。
如何设置您的谷歌驱动器?
你可以添加几个新文件夹来按照下面的安排将文档分开
1. 公司名称。我的公司(可拥有多于一间有限公司)
2. 建立月文件夹:2022-01 / 2022-02 / 2022-03(年-月)
3.在月度文件夹下，您可以创建新的文件夹，以分离您的账单，收入和银行报表
账单和开支
销售发票及收入
银行对账单
合同和协议
在银行对账单文件夹下，你可以创建另一个文件夹来保存不同种类的对账单
汇丰银行储蓄及经常帐结单
汇丰信用卡对账单
PayPal(或其他支付网关)，如果申请
在合同和协议文件夹下，您可以保存协议，如雇佣合同，强积金报表，自由职业者联系，移动账单服务协议，租赁协议等….
对于二月份，你可以重复一月份做过的事情。
有什么建议吗?
当你使用数字文件时，命名一个合适的文件名是非常重要的。计算机以系统的逻辑对文件进行分类。所以，如果你以同样的心态命名一个文件。它让你的生活更轻松。你可以把[日期]-[公司名称]-[编号]作为文件名，然后通过读取文件名，你就知道这个文件是关于什么的。例如:20220121-ABC Company-789。当你所有的账单和发票都保存在这种格式。一旦你打开你的文件夹，你会发现你的账单和发票或文件是按顺序排列的。
有了上述系统，显然你可以毫不犹豫地回答审计师提出的每一个问题。
如需进一步信息，请与我们联系。