在新冠疫情期间举行年度股东大会时需要注意什么。年度股东大会 (AGM) 是公司运营的一大重要会议，股东能够借此机会向董事会提出建议，参与公司决策，还能听取其他股东的意见。
随着新冠疫情的爆发，鉴于团体聚会和旅行限制，公司不得不提前做好 2020 年年度股东大会的安排。 只要股东大会不在公共场所举行，即不在公众人士或部分公众人士可以或获准不时在缴费或不缴费下进入的地方下进行，就不会违反这一项规定。
有豁免吗？
根据《公司条例》（第 622 章）（“公司条例”），某些决议案须在指定期限内作出。该条例附表1第11项（“第11项”）下的豁免也可适用于此类会议。其他类型的股东大会是否属于豁免范围，须按个别情况参考相关条例或其他规管举行该等股东大会的监管文书的任何特定规定而定。
推迟或休会年度股东大会的可能性
由于公共卫生和安全至关重要，全民皆有责任防止新冠病毒的传播，公司应考虑可否将其成员大会押后或延期至指明期间届满之后举行的：
召开股东大会的时间是否受法例规定所约束；
有关时间的约束，能否做出顺延、豁免或以其他方式免除；
会议上须处理的事务是否如此紧急及重要，以致必须召开有关会议。
召开年度股东大会可采取的措施
(A) 混合会议
混合会议是指实体会议，并同时籍采用电话会议、视像会议或其他电子方式，让成员以电子刑事参与该会议。
根据第 584 条明确允许公司使用该公司出身不同地方的股东能够在股东大会上聆听、发言及表决的任何科技，在 2 个或更多地点举行年度股东大会。公司可以检视其章程细则，以确定其章程是否容许混合式成员大会的举行。
公司可考虑采取这种会议形式减低各股东亲身出席会议的需要，如会议在不同场地举行，公司可以提供视像连接，令每个场地的与会者可同时参与会议。
根据《公司条例》第 576 条，如果股东大会在 2 个或更多地点举行。公司须载股东大会通知内指明举行该股东大会的主要会场及举行股东大会的其他会场。
(B) 预注册和代理投票
为更好地管理可能出席会议的成员人数，公司可考虑要求成员（或其代理人）希望亲自出席会议的成员进行预先登记。公司还可以鼓励成员通过代理投票，或者在可行的情况下通过电子投票方式，并在会议前以书面形式向管理层提交问题。
根据《公司条例》第 585(3) 条，若公司有超过 1 名成员，则根据公司章程的规定，亲自或委托代理人出席的 2 名成员为公司股东大会的法定人数。《公司条例》第 596 至 608 条（第 12 部分第 1 分部第 9 分部）规定的委任代理人的权利以及与委任代理人有关的程序。
(C) 参加人数限制
为了公众健康，公司应限制出席人员出席大会场地。公司还需要实施为实现社会疏远而制定的预防措施。
(D) 其他预防措施
公司应在会议地点采取适当的预防措施。例如 –
安排所有进入会场的人员进行体温检测。禁止体温高的人员进入场地；
要求所有进入会场的人员佩戴口罩；
提供洗手液供进入会场的人士使用；
在会场入口处提供消毒垫；
安排座位之间有适当的距离。
公司应尽可能采取会议安排和预防措施。然后更新他们的成员关于实践的信息。
如想了解更多信息，请联系我们。
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